Työkykyjohtamisen trendit ja keinot 2021: Kysymyksiä ja vastauksia

Henkilöstön työkyky ja hyvinvointi kuuluvat osaksi organisaation strategista johtamista sekä ylimmän johdon agendaa. Etätyön yleistyminen, kuormittumisen riski ja muut ilmiöt vaativat uusia toimintatapoja. Ennakoiva työkykyjohtaminen näkyy myös viivan alla.

Työkykyjohtamisen trendejä ja organisaatioiden keinoja vastata uusiin haasteisiin avasivat 6.5.2021 järjestetyssä Työkykyjohtaminen 2021 -webinaarissamme Firstbeatin kehityspäällikkö ja työkykyä väitöskirjassaan tutkiva Janne Hautala sekä Sitran hallintojohtaja Heidi Saario. Tämä kysymys-vastaus-patteristo on koottu heidän esitystensä sekä osallistujien kysymysten pohjalta.

Mitä ovat työkykyjohtamisen trendit nyt?

Työkykyjohtaminen linkittyy yhä tiiviimmin osaksi strategista johtamista. Tiedolla johtaminen korostuu, jotta henkilöstön tilannekuva ymmärretään ja myös kehitystyön vaikuttavuutta sekä tavoitteiden toteutumista pystytään seuraamaan.

Työkykyjohtamisen trendit heijastelevat työelämän murrosta. Juuri nyt ajankohtaisia ilmiöitä ovat kasvava ylikuumentumisen riski, etätyön yleistyminen sekä työn merkityksellisyyden ja terveyden arvon korostuminen. Siksi työkykyjohtamisessakin keskitytään paljon kuormituksen hallintaan sekä työyhteisön että yksilön työkyvyn tukemiseen ennakoivasti, missä myös fysiologiset mittaukset voivat auttaa merkittävästi.

Juuri nyt päivitystä vaativat esimerkiksi varhaisen välittämisen toimintamallit, jotta vakavampia riskejä pystytään ennaltaehkäisemään muutosten keskellä. Erityisesti etätyön yleistyminen haastaa johtamista ja vaatii uusia paikkariippumattomia ratkaisuja esimerkiksi työpäivän rytmittämiseen, sosiaaliseen hyvinvointiin ja arjen jaksamiseen. Samaan aikaan on tärkeää huolehtia myös yksilöllisesti jokaisen työntekijän osaamisen kehittämisestä, jotta työn merkityksellisyys vastaa odotuksia ja tekemisen vire pysyy hyvänä.

Mitä presenteismi tarkoittaa? Miksi siihen on tärkeää kiinnittää huomiota?

Presenteismillä tarkoitetaan työn aikana tapahtuvaa työkyvyn ja tuottavuuden laskua, eli esimerkiksi väsyneenä tai sairaana työskentelyn vaikutusta. Tällöin työntekijä on töissä normaalisti, mutta työteho ja jaksaminen eivät ole optimaalisella tasolla. Tällöin esimerkiksi palkkakustannukset juoksevat normaalisti, mutta iso osa työajasta menee hukkaan.

Perinteisesti henkilöstön työkyvyn ja terveyden osalta on keskitytty poissaoloihin reagointiin. Nykyajan asiantuntijaorganisaatioissa ja erityisesti työhönsä sitoutuneiden tekijöiden kohdalla poissaoloa ei kuitenkaan välttämättä tapahdu ollenkaan, vaan töitä tehdään pitkään vähillä voimavaroilla.

Presenteismi ei välttämättä näy silmämääräisesti, mikä tekee sen tunnistamisesta haastavaa. Liiketoiminnalle presenteismin hintalappu voi kuitenkin olla jopa poissaolon aiheuttamaa korkeampi. Jos työtä jatketaan vähillä voimavaroilla pitkiä aikoja, voi vaikutus liiketoimintaan olla valtava. Esimerkiksi masentuneena työskentelevän tuottavuusvaje voi olla jopa yli 30 % ¹. Presenteismin paremmalla hallinnalla ja tunnistamisella voi saavuttaa suuria hyötyjä, jotka näkyvät niin työilmapiirissä kuin tuottavuudessa.

Miten presenteismiä voi hallita?

Presenteismin hallinta voi liikauttaa niin henkilöstön hyvinvoinnin mittareita kuin organisaation tulostakin. Parempi jaksaminen ja vähentyneet sairaspoissaolot näkyvät esimerkiksi tuottavuudessa.

Kun presenteismin tiedostaa ja tunnistaa, asioita voi myös pyrkiä muuttamaan. Käytännössä presenteismin hallinta tarkoittaa siirtymistä reagoivista toimenpiteistä kohti ennakointia. Tavoitteena on tunnistaa esimerkiksi stressin ja palautumisen haasteita sekä ennaltaehkäistä vakavammat riskit.

Tämä vaatii hyvää johtamista sekä yrityskulttuuria, jossa ollaan luomaan henkilöstön työkykyä ja hyvinvointia tukevia joustavia käytäntöjä. Heikko johtaminen voi lisätä presenteismin määrää jopa yli 60 %². Yhä itseohjautuvammassa työelämässä tärkeitä ovat esimerkiksi tiimityön ja osaamisen johtaminen sekä työn ohjaus ja puhumisen kulttuuri.

Työntekijöitä voi tukea monilla tavoilla, eikä yhtä kaikille sopivaa mallia ole olemassa. Siksi on tärkeää löytää ratkaisuja ja mittareita, jotka auttavat hahmottamaan nykytilanteen sekä seuraamaan kehitystä jatkuvasti. Niin yrityksen kuin työntekijöiden tueksi on onneksi tarjolla teknologisia ratkaisuja, joiden avulla ymmärretään paremmin työkykyyn, terveyteen ja hyvinvointiin liittyviä tekijöitä.

Heikko työkyky vaikuttaa myös tuottavuuteen. Mitä aiemmin liiallinen kuormitus tunnistetaan, sitä paremmin yritys ja yksilö voivat eri keinoilla ennaltaehkäistä riskejä.

Mitä on henkilöstön työkyvyn ja hyvinvoinnin strateginen johtaminen?

Henkilöstön työkyvystä, hyvinvoinnista ja terveydestä huolehtimisen tulisi linkittyä osaksi organisaation strategista johtamista. Jatkuvan työelämän murroksen keskellä on aika siirtyä yksittäisistä projekteista kohti jatkuvaa kehittämistä ja syvällisempää ymmärrystä.

Strateginen johtaminen tarkoittaa sitä, että työkyky ja hyvinvointi ovat osa organisaation tavoitteita ja siten myös ylimmän johdon agendalla. Siihen sisältyvät kirjatut yhteiset tavoitteet, toiminnan suunnittelu, jatkuva kehitystyö ja tulosten seuranta. Silti monissa organisaatioissa ei vielä ole strategiaa tai tavoitteita kirjattuna³.

Työkyvyn ja hyvinvoinnin johtamisen tulisi olla samanarvoista kuin vaikkapa talouden johtaminen. Keskestä on löytää myös olennaiset mittarit, joita pystytään tarkastelemaan suhteessa muihin liiketoiminnan tunnuslukuihin. Eri lähteiden dataa hyödyntämällä voidaan tehdä arvokkaita johtopäätöksiä ja johtaa yritystä prediktiivisellä tiedolla.

Mitä ylikuumentuminen tai ylikuormitus tarkoittaa? Mistä se johtuu? Mitä sille voi tehdä?

Nykyajan yhtenä trendinä on jokaisen elämän osa-alueen samanaikainen kuormitus. Suorittamisen kulttuuri näkyy töissä ja vapaalla.

Jos kuormitusta on jatkuvasti liikaa suhteessa omaan palautumiskykyyn, voimavarat eivät ehdi palautua riittävästi ja elämä ikään kuin ylikuumenee. Ylikuormitustila vaikuttaa päivittäiseen vireystilaan, jaksamiseen ja hyvinvointiin. Se ratkeaa vain vähentämällä kuormittavia tekijöitä ja panostamalla ylimääräiseen lepoon, uneen ja muihin hyvinvointia ylläpitäviin tekijöihin.

Ylikuormituksen välttämiseksi on tärkeää osata tunnistaa omat rajansa ja pitää huolta voimavaroistaan jatkuvasti. Yhtä menestysreseptiä ei ole, sillä olemme yksilöitä. Tasapaino löytyy tunnistamalla omat reaktiot ja itselle toimivat valinnat sekä tekemällä tarvittavia muutoksia.

Töissä ylikuormitus voi johtua liiallisesta kiireestä ja työmäärästä, mutta myös omasta korkeasta sitoutumisesta työhön. Innostuksen viedessä on joskus haastava säädellä omia resursseja ja rajoittaa työn tekemistä, jolloin stressi voi kääntyä haitalliseksi.

Työnantaja voi tarjota tukea terveydestä ja hyvinvoinnista huolehtimiseen, auttaa vahvistamaan itsensä johtamisen taitoja ja rakentaa palautumisen kulttuuria, jossa myös vapaa-aikaa kunnioitetaan. Tällöin hyvän työkyvyn ylläpitämisestä tulee myös työyhteisön yhteinen asia, eikä kaikki jää yksilön vastuulle.

Pitääkö työpäivän aikana palautua ja miten se onnistuu? Mistä voi tietää, että on oikeasti edistänyt palautumista?

Tärkeää olisi hahmottaa niin työyhteisönä kuin yksilönä että ”enemmän ei olekaan enemmän”. Jatkuvan kiireen sijaan myös palautumiseen ja sen käytäntöihin on syytä panostaa. Firstbeatin tietokannan mukaan työn aikaisen palautumisen mediaani on vain 8 minuuttia, eikä yli 30 % työpäivistä sisällä minuuttiakaan palautumista.

Pienetkin arkiset valinnat kuten päivän rytmittäminen, työajan rauhoittaminen sekä mikro- ja lounastaukojen pitäminen voivat lisätä palautumista merkittävästi. Kyseessä on siis erilaisten suojatekijöiden lisääminen tai vahvistaminen. Mitä enemmän elämässä on suojatekijöitä, sitä paremmin kestää kuormitusta ja saa aikaan luonnollista palautumista.

Palautumista voi arvioida eri tavoilla. Hyvänä subjektiivisena mittarina on se, jääkö työpäivän jälkeen energiaa vapaa-ajalle. Omaa kuormitustasoa voi pisteyttää säännöllisesti asteikolla 1–10 työpäivän päättyessä sekä pyrkiä tunnistamaan ajoissa alipalautumisen merkkejä kuten unihäiriöt tai keskittymiskyvyn heikkeneminen.

Tukena kannattaa käyttää myös objektiivisia mittareita. Etenkin kuormittuneena oma arviointikyky saattaa hämärtyä. Tällöin objektiivisista mittareista, kuten syketeknologian hyödyntämisestä saattaa olla iso apu omien voimavarojen tunnistamisessa. On myös hyvin mahdollista, että kehon fysiologia ilmoittaa ylikuormituksesta etukäteen ja tunne tulee vasta perässä.

Firstbeat Life -mittaus kertoo, palaudutko vuorokaudessa riittävästi kuormitukseen nähden. Päivissä kuuluu olla sekä punaisia stressipalkkeja että palautumisen vihreitä palkkeja. Jo lyhytkin palauttava hetki päivän aikana tukee jaksamista ja auttaa ylläpitämään hyvää suorituskykyä.

Käytännön vinkit työkyvyn johtamiseen etätyössä?

Poikkeusaikojen myötä suuressa osassa työyhteisöjä on siirrytty aiempaa enemmän etätöihin. Tämä tuo haasteita myös johtamiselle ja työkyvystä huolehtimiselle. Vanhat toimintatavat vaativat päivitystä, mutta onneksi pienilläkin teoilla voi olla suuri vaikutus.

Puhuminen ja valmentava johtaminen korostuvat, kun päivittäiset kasvokkaiset kohtaamiset puuttuvat. Perinteiset one-to-one-keskustelut puhelimitse ovat hyvä tapa pysyä kärryillä siitä, mitä ihmisille kuuluu ja millaista tukea tarviitaan. Muutosten keskellä yksilöllisten tarpeiden huomioiminen on tärkeää, sillä reagoimme hyvin eri tavoin. Toiset tykkäävät lisääntyneestä etäilystä, kun taas toisille tilanne voi olla hyvinkin rankka.

Ratkaisuja ja tukea tarvitaan usein myös päivän rytmittämiseen ja omasta jaksamisesta huolehtimiseen. Jokaista voi kannustaa varaamaan kalenterista taukoja tai aikaa keskittymistä vaativalle työlle. Myös kävelypalaveri voi tuoda hyvän hengähdystauon kotitoimiston palaveriputkeen. Lisäksi erilaiset hyvinvointia ja terveyttä edistävät teknologiset ratkaisut kuten Firstbeat Life tarjoavat työyhteisöille ja jokaiselle työntekijälle tukea ajasta ja paikasta riippumatta.

Omalla esimerkillä johtaminen työn ja vapaa-ajan erottamiseksi korostuu. Työntekijöitä kannattaa kannustaa muuhunkin kuin työhön ja kunnioittaa jokaisen vapaa-aikaa. Tätä voi tehdä näkyväksi pienillä teoilla kuten jättämällä myöhäisillan sähköpostit lähettämättä.

Miten saada johto sitoutumaan työkyvyn ja hyvinvoinnin johtamiseen? Mistä aloittaa?

Työkykyjohtamisen tärkeyttä ja vaikutuksia kannattaa nostaa rohkeasti esiin johdon suuntaan. Oivalluttaminen, omakohtainen kokemus ja vaikutusten konkretisointi datan avulla toimivat yleensä hyvin. Työkykyyn liittyviä avainlukuja ja hyötyjä pitäisi pystyä konkretisoimaan samalla tavalla kuin vaikkapa taloutta. Investoinnit eivät ole suuria suhteessa saavutettavissa oleviin tuloksiin.

Tärkeää on, että johto oivaltaa itse, miten tärkeää hyvinvointi on ja millaisia vaikutuksia sillä on liiketoimintaan. Sen myötä työkyky ja hyvinvointi linkittyvät osaksi strategista johtamista, jolle asetetaan omat strategiset tavoitteet. Näin asia pysyy myös johtoryhmän agendalla, kun tuloksia voidaan käydä säännöllisesti läpi suhteessa tavoitteisiin.

Strateginen lähestyminen varmistaa myös sen, että yksittäisistä projekteista tai tempauksista siirrytään jatkuvaan kehittämiseen, jolla on todellisia vaikutuksia myös pitkällä tähtäimellä.

1 Woo JM, Kim W, Hwang TY, Frick KD, Choi BH, Seo YJ, Kang EH, Kim SJ, Ham BJ, Lee JS, Park YL. Impact of depression on work productivity and its improvement after outpatient treatment with antidepressants. Value Health. 2011 Jun;14(4):475-82. doi: 10.1016/j.jval.2010.11.006. Epub 2011 Apr 22. PMID: 21669372.

2 Vänni K, Virtanen P, Luukkaala T, Nygård CH. Relationship between perceived work ability and productivity loss. Int J Occup Saf Ergon. 2012;18(3):299-309. doi: 10.1080/10803548.2012.11076946. PMID: 22995129.

3 Aura, Ahonen, Hussi & Ilmarinen. Tutkimusraportti: Strateginen hyvinvointi 2016. URL: https://www.ossiaura.com/uploads/1/6/5/4/16543464/strateginen_hyvinvointi_2016_www.pdf