Näin tuet henkilöstön stressin hallintaa – käytäntöjä HR:n ja johdon työkalupakkiin

Sanalla stressi on usein puhekielessä negatiivinen merkitys. Totuus on kuitenkin se, että ilman stressiä meidän olisi hankala pärjätä arjessa. Stressi on fysiologinen reaktio, joka auttaa meitä keskittymään ja toimimaan tehokkaasti, joten se on myös hyvin olennainen tekijä esimerkiksi tehokkaan työskentelyn kannalta. Toisaalta taas liiallinen stressi on hyvin haitallista ihmiselle ja voi myös heikentää esimerkiksi työkykyä ja työsuoritusta.  

Kun puhutaan henkilöstön stressin määrästä ja stressin hallinnasta, on kyseessä jaettu vastuu työntekijän ja työnantajan välillä. Työntekijällä on tietysti vapaus ja vastuu huolehtia omasta terveydestään ja hyvistä elintavoista, jotka varmistavat tasaisemman pelikentän stressin ja palautumisen väliselle pallottelulle. Vain työntekijä itse voi harjoitella stressin hallintaa arjessaan ja löytää siihen itselle sopivia työkaluja. Jokainen meistä, kun käsittelee stressiä ja kuormitusta eri tavalla, reagoiden yksilöllisten ominaisuuksiensa pohjalta ja sen hetken elämäntilanteesta riippuen. 

Työnantajalla on kuitenkin ihan oma työkalupakkinsa tukea työntekijöiden stressin hallintaa. Kaiken lähtökohtana on organisaatiokulttuuri, joka tukee henkilöstön hyvinvointia ja työkykyä. Kulttuuri, jossa:

• Työntekijöiden jaksamiseen ja hyvinvointiin panostetaan suunnitelmallisesti.
• Hyvinvointia ja työkykyä tukevat toimet ja tavoitteet on huolellisesti valittu.
• Tavoitteita tukevat toimenpiteet näkyvät yrityksen jokapäiväisessä toiminnassa.
• Tilannetta seurataan jatkuvasti ja tietoa hyödynnetään kehittämistyössä.

Kyse on myös siis oikeanlaisesta ja suunnitelmallisesta hyvinvoinnin johtamisesta, joka huomioi sekä yksilölliset tarpeet että työyhteisön yhteiset tavoitteet.

Lievitä muutostilanteiden kuormitusta selkeydellä

Nykypäivän työmaailmassa ainoa pysyvä asia on muutos. Jatkuva muutos ja epävarmuus voi olla hyvin kuormittavaa ja uuvuttavaa työntekijöille. Onneksi on kuitenkin paljon mitä työnantaja voi tehdä tilanteen helpottamiseksi ja tukeakseen työntekijöidensä stressin hallintaa myös muutoksen keskellä.

Oli tilanne mikä tahansa on työnantajan huolehdittava, että työolosuhteet ovat kunnossa ja että työntekijän taidot ja osaaminen vastaavat hänelle määrättyjä työtehtäviä. Työtehtävät ja -roolit onkin tärkeää määrittää mahdollisimman selkeiksi, vaikkakin muutoksen keskellä tämä voi olla haastavaa.

Työntekijöille on tärkeää myös tarjota vaikutusmahdollisuuksia omaan työhönsä. Kyse on loppujen lopuksi siitä, että tarjotaan niin paljon selkeyttä kun tilanteesta riippuen voidaan ja että työntekijä kokee hallinnan tunteen oman työnsä suhteen. Hallinnan ja arvostuksen tunteet kun usein ovat avainasemassa kuormituksen ja työhyvinvoinnin kannalta.

Korosta tauottamisen ja palautumisen merkitystä

Miten työstressiä sitten voi hallita ja varmistaa, ettei kuormitus kasva liian suureksi? Työyhteisössä on tärkeää varmistaa, että työpäivissä on tilaa myös palautumiselle. Päivän aikainen palautuminen tasapainottaa stressiä ja kuormitusta sekä tukee yöunta ja jaksamista. Firstbeatin tietokanta kuitenkin osoittaa, että lähes 50 % ihmisistä ei palaudu riittävästi työpäivän aikana.

Kuva 1: Stressin ja palautumisen hallinta on nyt ehkä ajankohtaisempaa kuin koskaan. Firstbeatin tietokannan mukaan koronapandemian pitkittyessä stressiä on koettu aikaisempia vuosia enemmän.

Työnantajan vastuulla on korostaa taukojen pitämisen tärkeyttä sekä rakentaa rutiineja ja kulttuuria, jossa tauot myös oikeasti ovat mahdollisia palaverien ja muun tekemisen välissä. Joissain yrityksissä ja joillain työntekijöillä on saattanut kehittyä haitallinen tapa jättää tauot väliin kiireen keskellä. Tässä piilee suuri sudenkuoppa. Juuri silloin kun olemme kaikista stressaantuneimpia, tarvitsemme myös taukoja eniten.

Myös etätyössä tauot jäävät helposti pitämättä. Työntekijät saattavat syödä lounaan koneen ääressä, istua koko päivän ilman liikettä ja katsoa kahvia hakiessaankin älypuhelimen näyttöä. Kun tähän lisätään vielä pitkät palaveriputket Teamsissa, on liiallinen stressi ja kuormitus käytännössä taattu. Etätyöntekijöillä tarve itsensä johtamisen taidoille korostuu. Myös työnantajan täytyy tarvittaessa muokata yrityksen käytäntöjä tukeakseen paremmin etänä työskentelevää henkilöstöä.

Tauottamisen suhteen on myös hyvä tiedostaa, minkälaista taukoa tarvitaan. Mikäli palautumisen kanssa on ollut haasteita, on parempi käyttää tauko rauhoittavaan tekemiseen, joka saa ajatukset hetkeksi irti työasioista. Toisaalta staattisessa istumatyössä voi tehdä hyvää ottaa hieman aktiivisempi tauko ja käydä esimerkiksi lyhyellä kävelyllä. Mikrotaukojen merkitystä ei myöskään kannata unohtaa, sillä muutaman minuutinkin mikrotauko voi tarjota merkittäviä hyötyjä.

Luokaa yhteiset pelisäännöt

Erilaisia yhteisiä toimintatapoja ja käytäntöjä stressin hallinnan tueksi on tärkeä pohtia yhdessä työnantajan ja henkilöstön kesken. Toki kaikessa on kriittisenä tekijänä se, että sovittuja käytäntöjä myös noudatetaan koko organisaation tasolla. Jos ehdotukset nousevat työntekijöiltä tai työntekijät ovat aktiivisesti mukana käytäntöjen kehittämisprosessissa, on onnistuminen todennäköisempää.

Jokaisella organisaatiolla on omat vahvuutensa ja haasteensa, eivätkä samat tavat toimi kaikkialla. Usein kuitenkin muutamalla perusasialla voitte luoda hyvän pohjan henkilöstön stressin hallintaan. Ainakin seuraaviin asioihin on tärkeää keskittyä:

• Järjestäkää työpäiviin tilaa tauoille sekä keskeyttämättömälle työajalle.
• Mahdollistakaa joustavat työajat ja työskentelytavat.
• Kunnioittakaa toistenne vapaa-aikaa ja töistä irrottautumista.

Teette sitten muutoksia palaverikulttuuriinne, sovitte hiljaisista työtunneista tai määritätte kellonajat, kun työsähköposteja ei enää lähetetä, ovat konkreettiset yhdessä sovitut pelisäännöt tärkeitä.