Mitä on presenteismi ja miksi sen pitäisi kiinnostaa jokaista työnantajaa – tee ainakin nämä 4 asiaa

Presenteismi, eli puolikuntoisena työskentely, on nykyään jopa poissaoloja suurempi haaste. Erityisesti asiantuntijatyön tiiviissä hybridiarjessa työkyky voi heikentyä ja nakertaa työntekijän hyvinvointia sekä tehokkuutta huomaamatta jopa vuosia. Presenteismin hallinta onkin työkykyjohtamisen tärkeimpiä osa-alueita, mutta miten tunnistaa ja ennaltaehkäistä sitä?

Presenteismin ydinajatus kiteytyy siihen, että henkilö on kyllä fyysisesti paikalla töissä, mutta ei täyspainoisesti läsnä. Työkyky ja tuottavuus ovat alentuneet johtuen esimerkiksi sairaudesta, liiallisesta kuormituksesta, uupumuksesta tai motivaation puutteesta.

Konkreettinen esimerkki presenteismistä on pitkäaikainen väsyneenä työskentely. Jos työntekijä tekee töitä jatkuvasti entistäkin väsyneempänä, vaikuttaa se tuottavuuteen merkittävästi. Palkkakustannukset juoksevat normaalisti, mutta iso osa tehokkaasta työajasta menetetään. Pidemmällä aikavälillä hintalappu tälle menetetylle työpanokselle muodostuu suureksi sekä riski myös vakavammille seurauksille kasvaa.

Nykyään tunnistetaankin, että presenteismi on työyhteisöissä jopa laajempi ja kalliimpi ongelma kuin työstä poissaolo eli absenteismi. Varovaisimmat arviot määrittävät presenteismin vuosikustannusten olevan työnantajalle Suomessa noin 1600 € palkansaajaa kohden. Toiset tutkimukset taas arvioivat hintalapun olevan yli 2500 € per työntekijä. Nämä kustannusarviot eivät kuitenkaan huomioi kaikkea, kuten esimerkiksi muulle työyhteisölle aiheutuvaa kuormaa. Työntekijällä taas pelissä on mittaamattoman arvokas hyvinvointi, jaksaminen ja elämästä nauttiminen.

Kuva: Heikko työkyky ja voimavarojen väheneminen vaikuttavat myös tuottavuuteen. Mitä aiemmin presenteismi ja arjen haasteet tunnistetaan, sitä paremmin yritys ja yksilö voivat tehdä tarvittavia muutoksia ja ennaltaehkäistä riskejä kuten ylikuormitusta.

Reagoiva ote työhyvinvointiin on vanhentunut – ennaltaehkäisy tuo kilpailuetua

Perinteinen tapa työhyvinvoinnin ja työkyvyn parantamiseksi on ollut lähinnä reagointi poissaoloihin. Toimenpiteisiin ryhtyminen vasta vakavampien ongelmien ilmettyä ei toimi enää nykypäivänä. Poissaoloa kun ei välttämättä tapahdu ollenkaan, vaan töitä voidaan tehdä pitkiä aikoja esimerkiksi väsyneenä, masentuneena tai erilaisten kipujen kanssa.

Koska presenteismi on nykypäivänä niin yleinen ilmiö työpaikoilla, tarjoaa sen ehkäiseminen ja hallinta kilpailuedun yritykselle. Hyvinvoiva ja hyvän työkyvyn omaava henkilöstö on usein:

• tehokkaampi, tuottavampi ja motivoituneempi, jolloin tavoitteet saavutetaan yhdessä.
• terveempi, jolloin poissaolot ja sairauskustannukset ovat pienempiä.
• sitoutuneempi, jolloin esimerkiksi työntekijöiden vaihtuvuus on vähäistä.

Ongelma on kuitenkin se, että presenteismin tunnistaminen ja mittaaminen on haastavaa. Lisäksi ratkaisut vaativat usein myös sekä organisaatiotason muutoksia ja sitoutumista että yksilöllistä tukea. Henkilöstöhallinnon osaajilta ja johdolta vaaditaan halua tarkastella työntekijöiden hyvinvointia kokonaisuutena sekä rohkeutta uudistua. Palkinnot ovat onneksi parhaimmillaan tuntuvia ja pitkävaikutteisia.

Nopeaa taikakeinoa presenteismin hallintaan ei valitettavasti ole. Kuten muissakin strategisissa kehityskohdissa, vaaditaan työnantajalta pitkäjänteistä ja suunnitelmallista panostusta. Laita mittarit ja työhyvinvoinnin sekä työkykyjohtamisen peruspilarit kuntoon, jotta pääset työstämään organisaatiokulttuuria ja käytäntöjä, jotka edistävät työntekijöiden hyvinvointia ja työkykyä.

4 vinkkiä presenteismin hallintaan työyhteisössä

1. Kartoita ja päivitä työkykyjohtamisen peruspilarit

Kartoita henkilöstön hyvinvoinnin ja työkyvyn taso, jotta tiedät nykytilanteen sekä osaat kohdistaa investoinnit oikein. On tärkeää tarkastella hyvinvointia kokonaisuutena, sillä työntekijän elämäntilanne, terveys ja elintavat vaikuttavat myös työkykyyn.

Paneudu myös juurisyihin mahdollisen presenteismin taustalla. Tunnista mahdolliset ongelmat, riskit ja kehityskohteet niin organisaatio- kuin tiimitasollakin. Käy myös työntekijöiden kanssa kahdenkeskisiä keskusteluja näistä aiheista. Esihenkilön ja työntekijän väliset 1-2-1 keskustelut ovat esimerkiksi oivallinen paikka nostaa puheeksi kyseisen työntekijän hyvinvointi ja työkyky sekä osallistaa mukaan muutokseen.

2. Määritä mittarit ja seuraa säännöllisesti

Mitä voit mitata, sitä voit kehittää ja seurata. Presenteismin hallinnassa voit hyödyntää työntekijän subjektiiviseen kokemukseen perustuvia kyselyitä, kuten omaa arviota työkyvystä ja motivaatiosta. Subjektiivisten mittareiden tarkkuus riippuu kuitenkin luonnollisesti siitä, miten todenmukaisesti jokainen pystyy arvioimaan tilannettaan.

Usein paras tilannekuva saadaankin, kun lisäksi käytetään myös objektiivisia mittareita. Esimerkiksi fysiologiset mittaukset tarjoavat objektiivisen tilannekuvan yksilön hyvinvoinnista sekä parhaimmillaan koko työyhteisön tilanteesta – esimerkiksi Firstbeat Life -työhyvinvointipalveluun kuuluvat anonyymit yritys- ja ryhmäraportit avaavat henkilöstön trendejä sekä mahdollisia riskejä. Datan avulla toimenpiteitä pystytään kohdentamaan oikeisiin henkilöihin, oikeaan aikaan. Säännöllinen seuranta on olennainen osa prosessia.

3. Heitä sankarikulttuuri ja kiireen ihannointi roskakoriin

Varmista, että organisaatiokulttuuri tukee presenteismin ehkäisemistä ja hallintaa. On aika unohtaa ”sankarikulttuuri’’, jossa pinnistellään töissä vaikka kuinka sairaina tai väsyneinä. Ei ole olemassa työtä, jonka vuoksi työntekijän kannattaisi uhrata oma hyvinvointinsa tai työnantajaa, joka hyötyisi työntekijöistä, jotka sinnittelevät sairaina tai palavat jopa loppuun.

Työyhteisön käytännöt ja tavat puhua vaikuttavat henkilöstöön. On tärkeää varmistaa, ettei näillä luoda tai vahvisteta vääristynyttä mielikuvaa siitä, että esimerkiksi jatkuvasti kiireinen ja tauotkin väliin jättävä työntekijä olisi jollain tapaa ihannoitava sankari. Todellisuudessahan tämän pitkään jatkuessa vastassa on ennemmin tai myöhemmin väsymys, presenteismi ja sen jälkeen mahdollisesti myös pitkä työstä poissaolo. Hintalappu tälle dominoefektille on suuri.

4. Kannusta työntekijöitä huolehtimaan itsestään

Tee konkreettisia toimenpiteitä, joilla kannustat henkilöstöä huolehtimaan hyvinvoinnistaan, terveydestään sekä työkyvystään. Organisaatiokulttuurin tulisi olla sellainen, että jokaisella työntekijällä on hyvät mahdollisuudet itsekin vaikuttaa hyvinvointiinsa ja työkykyynsä jokaisena työpäivänä. Organisaatioarki, joka ei todellisuudessa mahdollista esimerkiksi riittävien taukojen pitämistä on hyvin kuormittava ympäristö.

On tärkeää luoda avoin ilmapiiri, jonka myötä työntekijät uskaltavat ottaa puheeksi mahdolliset haasteet jaksamisessaan ja ehdottaa ratkaisuja. Keskustelua näistä teemoista on siis tärkeää pitää elossa. Kun työntekijät tietävät, että apua ja tukea tilanteeseen on saatavilla, uskaltavat he myös sitä itse paremmin hakea ennen kuin tilanne äityy liian pahaksi.